KI-BASIERTER TELEFONASSISTENT
Ein Bereich, der in vielen Praxen täglich für Stress sorgt, ist das Telefon. Gerade morgens oder nach Wochenenden sind die Leitungen überlastet. Patienten hängen in der Warteschleife, das Team ist unter Druck
KI-Telefonassistent setzt genau hier an!
- Anrufe entgegennehmen
- identifiziert das Anliegen
- Patientendaten werden gezielt gefragt
- Termine können online im Praxis Kalender eingetragen werden
- rezeptwünsche können auch entgegengenommen werden
Die KI arbeitet rund um die Uhr, freundlich, strukturiert und in gleichbleibender Qualität. Alle Informationen werden in Textform an die Praxis übergeben, sodass das Team nur noch entscheiden muss, wie weiterverarbeitet wird. So gewinnen Sie Zeit, reduzieren Wartezeiten und verbessern gleichzeitig die Erreichbarkeit Ihrer Praxis.
KI-Telefonassistent für moderne Arztpraxen
Ein hohes Anrufaufkommen kann das Praxisteam stark belasten und dazu führen, dass Patienten lange warten oder die Praxis nicht erreichen. Der KI-Telefonassistent von AdmiHealth unterstützt Ihre Praxis bei der strukturierten Annahme wiederkehrender telefonischer Anliegen.
Anrufe können automatisch entgegengenommen, Anliegen erfasst und relevante Informationen gezielt abgefragt werden. Dadurch wird Ihr Praxisteam entlastet und kann sich stärker auf die Betreuung der Patienten vor Ort konzentrieren.
Anrufe automatisch entgegennehmen
Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe zuverlässig entgegen – auch dann, wenn Ihre Mitarbeitenden gerade im Gespräch, in der Behandlung oder anderweitig beschäftigt sind.
Die Anrufer werden freundlich durch das Gespräch geführt und können ihr Anliegen direkt mitteilen. So gehen weniger Anfragen verloren und die telefonische Erreichbarkeit Ihrer Praxis wird verbessert.
Anliegen erkennen und strukturiert erfassen
Der Telefonassistent identifiziert den Grund des Anrufs und ordnet die Anfrage dem passenden Bereich zu.
Dazu können beispielsweise folgende Anliegen gehören:
- Terminvereinbarungen
- Terminverschiebungen oder Absagen
- Rezeptwünsche
- Rückrufbitten
- Allgemeine organisatorische Fragen
- Anfragen zu Sprechzeiten oder Praxisabläufen
Die erfassten Informationen werden strukturiert an das Praxisteam übermittelt oder – abhängig von der eingesetzten Lösung – direkt an angebundene Systeme weitergegeben.
Gezielte Abfrage von Patientendaten
Damit Anfragen eindeutig zugeordnet und weiterbearbeitet werden können, fragt der KI-Telefonassistent die erforderlichen Patientendaten gezielt ab.
Je nach Anwendungsfall können beispielsweise Name, Geburtsdatum, Telefonnummer oder weitere notwendige Angaben aufgenommen werden. Dabei wird nur nach den Informationen gefragt, die für das jeweilige Anliegen erforderlich sind.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage des vereinbarten Datenschutz- und Berechtigungskonzepts.
Termine direkt im Praxiskalender eintragen
Bei entsprechender technischer Anbindung kann der KI-Telefonassistent freie Termine prüfen und passende Termine direkt im Online- oder Praxiskalender eintragen.
Dabei können individuell festgelegte Regeln berücksichtigt werden, zum Beispiel:
- Verfügbare Terminarten
- Behandlungsdauer
- Zuständige Ärzte oder Mitarbeitende
- Sprechzeiten
- Neupatienten oder Bestandspatienten
- Definierte Zeitfenster und Ausschlusszeiten
Patienten erhalten dadurch schneller einen passenden Termin, während das Praxisteam weniger Zeit für wiederkehrende Termintelefonate aufwenden muss.
Rezeptwünsche entgegennehmen
Auch Rezeptwünsche können telefonisch erfasst und strukturiert an das Praxisteam weitergeleitet werden.
Der Assistent kann dabei die erforderlichen Angaben abfragen, beispielsweise den Namen des Medikaments, die gewünschte Packungsgröße und die Kontaktdaten des Patienten.
Die medizinische Prüfung und Freigabe erfolgt weiterhin ausschließlich durch das dafür zuständige Praxispersonal. Der KI-Telefonassistent übernimmt keine medizinische Entscheidung, sondern unterstützt bei der strukturierten Aufnahme und Weiterleitung der Anfrage.
Individuell an Ihre Praxis angepasst
Jede Praxis hat unterschiedliche Abläufe, Sprechzeiten und Anforderungen. Deshalb wird der KI-Telefonassistent individuell auf Ihre Praxis abgestimmt.
Gesprächsabläufe, Fragestellungen, Terminarten, Weiterleitungen und Zuständigkeiten können an Ihre internen Prozesse angepasst werden. Auch die Integration in bestehende Termin- oder Praxissysteme wird vorab technisch geprüft.
Mehr Erreichbarkeit und weniger Unterbrechungen
Mit einem KI-Telefonassistenten reduzieren Sie wiederkehrende Telefonaufgaben, verbessern die Erreichbarkeit und entlasten Ihr Praxisteam im Arbeitsalltag.
AdmiHealth begleitet Sie von der Beratung und Konfiguration bis zur technischen Integration und laufenden Betreuung Ihrer individuellen Telefonassistenz-Lösung.
