E-Mail Archivierung
Rechtssichere E-Mail-Archivierung & Backup-Lösungen für Ihre Praxis
Mit unserer GoBD-konformen E-Mail-Archivierung und flexiblen Backup-Lösungen schützen Sie Ihre Praxis zuverlässig vor Datenverlust und erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben vollautomatisch.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
100 % GoBD- & DSGVO-konform: Revisionssichere und fälschungssichere Langzeitarchivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails.
Höchste Datensicherheit: Optimaler Schutz sensibler Patienten- und Praxisdaten nach aktuellen IT-Sicherheitsstandards.
Blitzschnelle Suche: Dank intelligenter Volltextsuche finden Sie jede E-Mail und jeden Anhang in Sekundenschnelle.
Entlastung Ihres Praxisteams: Vollautomatisierte Prozesse – kein manueller Aufwand im täglichen Praxisablauf.
Professionelle E-Mail-Archivierung für Unternehmen und Arztpraxen
E-Mails enthalten häufig wichtige geschäftliche Informationen, Vereinbarungen, Rechnungen und Dokumente. Eine zuverlässige E-Mail-Archivierung schützt diese Inhalte vor Verlust, versehentlichem Löschen oder nachträglichen Veränderungen und sorgt dafür, dass benötigte Nachrichten jederzeit schnell gefunden werden können.
AdmiHealth unterstützt Sie bei der Einrichtung und Betreuung einer zentralen, automatisierten und nachvollziehbaren E-Mail-Archivierung – passend zu Ihrer bestehenden E-Mail- und IT-Infrastruktur.
Automatische E-Mail-Archivierung
Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch archiviert, ohne dass Ihre Mitarbeitenden jede Nachricht manuell speichern müssen.
Je nach System können E-Mails direkt beim Versand und Empfang oder regelmäßig aus den vorhandenen Postfächern übernommen werden. Dadurch wird das Risiko reduziert, dass wichtige Nachrichten versehentlich gelöscht oder nicht vollständig gesichert werden.
Die Archivierung läuft zuverlässig im Hintergrund und beeinträchtigt den normalen Arbeitsablauf nicht.
Nachvollziehbare und regelkonforme Archivierung
Geschäftsrelevante E-Mails müssen je nach Inhalt und Einsatzbereich über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden. Eine professionelle Archivierung unterstützt Sie dabei, E-Mails vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar zu speichern.
Dabei können unter anderem folgende Anforderungen berücksichtigt werden:
- Schutz vor unbemerkter Veränderung und Löschung
- Festlegung individueller Aufbewahrungsfristen
- Nachvollziehbare Protokollierung von Zugriffen und Vorgängen
- Unterstützung bei der Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben
- Berücksichtigung von Datenschutz- und Löschkonzepten
- Strukturierte Bereitstellung im Rahmen von Prüfungen
Die konkrete Umsetzung wird auf Ihre betrieblichen, technischen und organisatorischen Anforderungen abgestimmt.
Schnelle Suche und Wiederherstellung
Archivierte E-Mails bleiben zentral durchsuchbar und können bei Bedarf schnell wiedergefunden werden.
Die Suche kann je nach eingesetzter Lösung beispielsweise nach folgenden Kriterien erfolgen:
- Absender und Empfänger
- Betreff
- Zeitraum
- Inhalt der Nachricht
- Dateianhänge
- Postfach oder Benutzerkonto
Versehentlich gelöschte oder nicht mehr im Postfach vorhandene E-Mails können aus dem Archiv wiederhergestellt oder exportiert werden. So sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit und wichtige Informationen bleiben verfügbar.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Nicht jeder Benutzer darf auf alle archivierten E-Mails zugreifen. Deshalb richten wir individuelle Zugriffsrechte und Rollen ein.
Mögliche Sicherheitsmaßnahmen sind:
- Benutzerbezogene Zugriffsberechtigungen
- Rollen für Administratoren und Datenschutzverantwortliche
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Schutz vor unbefugtem Löschen
- Mehrstufige Authentifizierung
- Regelmäßige Kontrolle des Archivierungsstatus
Dadurch bleiben vertrauliche und sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Zentrale Verwaltung und zuverlässiger Betrieb
AdmiHealth übernimmt auf Wunsch die Einrichtung, Konfiguration und laufende technische Betreuung Ihrer E-Mail-Archivierung.
Wir überwachen den Archivierungsstatus, prüfen Fehlermeldungen und unterstützen Sie bei der Suche, Wiederherstellung oder Anpassung von Aufbewahrungsrichtlinien.
Mit einer professionellen E-Mail-Archivierung schützen Sie wichtige Kommunikation, erfüllen organisatorische Anforderungen und behalten jederzeit den Überblick über Ihre geschäftlichen E-Mails.